Outils de travail collaboratif : les 5 fonctions indispensables

1. Gestion, stockage et partage de fichiers via le Cloud

Au quotidien, les collaborateurs ont tendance à partager entre eux des fichiers par mail ou depuis le réseau interne de l’entreprise. Mais à distance, cela ne suffit plus. Le télétravail a suscité le besoin d’obtenir un accès immédiat aux documents et de disposer en libre-service des informations nécessaires pour la conduite des missions. Choisir les outils de travail collaboratif adéquats pour les membres d’une équipe travaillant à distance, c’est avant tout s’assurer d’une coordination rapide et efficace dans la gestion et l’accès aux différents fichiers. Désormais, de nombreuses solutions permettent de centraliser les enregistrements de fichier et de définir des droits d’accès (One Drive, DropBox, Google Drive, CloudWox…) Ces outils permettent aux utilisateurs d’accéder à tout moment à leurs fichiers. Attention, la plupart des solutions ont un espace de stockage limité.

Mais les solutions de stockage en ligne ne sont pas les seules à proposer ces fonctions. En effet, certains outils d’analyse et de reporting permettent également de partager ses fichiers en toute simplicité. Par exemple, un utilisateur de Cartes & Données Online ou Articque Platform a la possibilité de créer autant de « groupes de travail » qu’il le souhaite. Ces groupes peuvent être fermés aux autres utilisateurs, ouverts sur invitation, visibles par tous ou non… L’utilisateur peut créer des dossiers, sous-dossiers et y stocker par simple glisser-déposer l’ensemble des documents à partager : analyses cartographiques, fichiers de données, ressources partagées, résultats d’analyses, rapport détaillé…

Doté d’un système unique de création et de gestion de groupes, les solutions d’Articque donnent donc la possibilité à chaque utilisateur de devenir l’administrateur de ses propres données, fichiers, ressources et travaux.

2. Favoriser la collaboration : invitations et gestion des droits d’accès des utilisateurs

Un travail en équipe efficace est essentiel pour maintenir la productivité d’un service, surtout en période de télétravail massif. Les outils de travail collaboratif doivent bien évidemment proposer des fonctionnalités pour permettre aux salariés de travailler à plusieurs, et à distance, sur un même projet.

Avec un outil collaboratif comme Cartes & Données, il est possible d’inviter des utilisateurs à rejoindre un groupe de travail afin de participer à la conception d’une analyse ou d’un projet. L’utilisateur peut s’appuyer sur des listes de comptes authentifiés pour envoyer ses invitations en quelques clics. Il leur donne alors des autorisations différentes :  lecture, écriture, modification…

Ces listes peuvent par exemple être gérées par votre DSI via une connexion à l’annuaire de votre entreprise (Active Directory), par une connexion SSO, ou plus simplement via une liste sur un fichier Excel.

Les solution d’Articque vont encore plus loin dans la gestion des droits d’accès des utilisateurs. Il est en effet possible d’attribuer un accès à une carte par niveau géographique. Prenons l’exemple d’une carte interactive de suivi de l’activité commerciale : chaque membre de l’équipe commerciale n’aura accès qu’à son propre secteur géographique. Ainsi, il ne pourra pas visualiser les clients et le chiffre d’affaire de ses collègues.

3. Améliorer la communication : partager ses analyses et favoriser les réflexions collectives

Choisir les bons outils de travail collaboratif, c’est avant tout favoriser la communication au sein de l’entreprise. Il est déterminant que les collaborateurs puissent prendre connaissance en temps voulu de certaines informations pouvant impacter leur métier. Il est donc judicieux de trouver un outil capable de partager facilement des indicateurs ou des résultats de manière claire, visuelle et efficace.

Si les collaborateurs parviennent à échanger entre eux de manière fluide et que leurs tâches en sont facilitées, l’entreprise réunit les meilleures conditions pour atteindre les objectifs fixés.

Les outils de travail collaboratif proposent pour la plupart de nombreuses fonctionnalités favorisant la communication en temps réel. Par exemple :

• les agendas partagés (Atolia, Kerio connect …) : idéal pour la planification et la communication d’évènements, ils aident à visualiser en une seule et même vue le planning de tous les membres d’équipe
• les commentaires : ils permettent de discuter des incertitudes et de répondre rapidement aux interrogations
• les appels visioconférence et la messagerie instantanée (Zoom, Skype, Microsoft teams…)  : ils donnent la possibilité de discuter en direct
• …

Mais il existe aussi des outils permettant de partager et de communiquer les résultats de ses analyses sous d’autres formes : c’est le cas avec les solutions géo-décisionnelles d’Articque. Les utilisateurs ont plusieurs possibilités pour diffuser leurs analyses géo-décisionnelles :

• Format image : la carte pourra être imprimée en HD ou insérée dans un rapport pour illustrer les observations,
• Cartes interactive (ou atlas web) : l’utilisateur peut partager son analyse via une simple URL avec les utilisateurs de son choix. Il est possible de personnaliser l’affichage de la carte (cadrage, sélections, filtres, couches …) afin d’envoyer la bonne information à l’utilisateur de son choix et d’attirer son attention là où il le faut. La carte interactive a l’avantage de faciliter la lecture et la compréhension des données grâce à son côté visuel.

Articque Platform permet également de générer des rapports automatiquement et de les envoyer directement à d’autres collaborateurs en un clic. Les destinataires sont prévenus instantanément par une notification e-mail que leur rapport ou leur carte est disponible dans leur espace personnel. Cette fonctionnalité permet de gagner un temps précieux et de favoriser la diffusion des informations.

4. Mise à jour automatique de votre outil collaboratif

Il est probable qu’un bon nombre de vos logiciels ou outils professionnels nécessitent une action de votre part pour obtenir une mise à jour. Si vous ignorez les mises à jour, vous ne bénéficierez pas des nouvelles fonctionnalités. L’avantage des outils collaboratifs en ligne est qu’ils sont automatiquement mis à jour, sans action de l’utilisateur.

Chez Articque, le rythme des mises à jour de nos logiciels est bimensuel. L’utilisateur reçoit une notification le prévenant des nouvelles versions. Toutes les nouveautés sont résumées dans la section release note du site web d’Articque.  Vous n’avez plus à vous soucier des mises à jour de l’outil, ni à solliciter des ressources en interne pour les déployer.

5. Assurer la sécurité des données : les conditions d’hébergement des outils de travail collaboratif

Les logiciels en mode SaaS (Software As A Service), sont incontournables en matière d’équipement informatique. Il s’agit d’un véritable service en ligne où plusieurs fonctionnalités phares sont incluses (partage de documents, maintenance, mises à jour…). Le principe est simple : se connecter à son logiciel où que l’on soit et permettre à chaque utilisateur d’accéder à son outil à distance, en toute sécurité. C’est le cas de notre solution géo-décisionnelle Cartes & Données Online qui est déployée sur le cloud et est accessible depuis n’importe quel navigateur web (pc, tablette, smartphone). La solution Articque Platform est la version privative de notre outil, conçue pour les organisations avec des réglementations strictes en matière de sécurité des données.

Il est bon de savoir que tout éditeur de logiciel SaaS se doit de garantir à ses clients :

• la sécurité et le respect des données
• la continuité et l’accessibilité du service
• la qualité de l’hébergement (internalisé ou externalisé)

Chez Articque, les serveurs sont hébergés chez Castle IT en France. Nous pratiquons plusieurs systèmes d’hébergements :

• La version Online du logiciel Cartes & Données est disponible en cloud mutualisé. Cet hébergement consiste à donner aux utilisateurs l’accès à la solution depuis un serveur commun. Côté sécurité, chaque connexion est sécurisée avec un certificat SSL. Par ailleurs, les sauvegardes sont programmées et contrôlées chaque jour ouvrés.

A noter que si vous optez pour ce type d’hébergement, vous ne pourrez pas y stocker de données personnelles (conformément au RGPD).

• Deux solutions de Plateforme privative sont proposées :
  • 1) L’hébergement on-premise (installé sur vos infrastructures) : la plateforme s’adapte à vos contraintes et au respect de votre politique de sécurité du système d’information.
  • 2) L’hébergement chez Articque : dans ce cas, l’infogérance (installation de l’OS, de l’applicatif, des mises à jour, de l’antivirus…), les certificats, les sauvegardes, la supervision (espace disque disponible, vérification du fonctionnement…) ou encore l’authentification sont gérés en toute sécurité par Articque.

Conclusion

Télétravail, coworking, tiers-lieux… Nous vivons actuellement une révolution touchant les méthodes de travail. Cette nouvelle ère pousse les entreprises à adopter de nouveaux outils de travail collaboratifs. L’échange d’informations, le partage de documents, la conception collaborative, la gestion de projets ou l’accès à distance sont des fonctionnalités importantes à prendre en compte pour obtenir les meilleurs outils de travail collaboratif.

Les fonctions de collaboration couplées aux fonctions d’analyse et d’automatisation des solutions géo-décisionnelles d’Articque permettent de développer de nouveaux modes de travail collectif. Ces nouvelles méthodes privilégient la coopération entre services, facilitent la prise de décisions et accélèrent leur mise en œuvre.